La digitalizzazione? Ci mettiamo la firma

«La digitalizzazione dei processi non è una rivoluzione, ma un percorso. Che si fa un pezzo alla volta, con una prospettiva chiara sul dove si vuole andare e con la consapevolezza che ogni passo è un piccolo miglioramento. Soprattutto, si fa coinvolgendo le diverse competenze interne, e mettendosi in dialogo con il partner tecnologico che, quando si affrontano cambiamenti di questo tipo, non è solo un fornitore, ma diventa un compagno di strada». Visione e concretezza: è questo il mix vincente attraverso il quale – come spiega Roberta Campanelli, Direttore generale di BCC Lease – la finanziaria del Gruppo Bancario Cooperativo Iccrea specializzata nello small ticket, sta digitalizzando i processi e servizi rivolti ai propri clienti. Ultimo “pezzo” di questo percorso, teso a facilitare il processo di acquisizione di nuovi clienti mettendo a disposizione dei fornitori e dei clienti finali un servizio per la stipula dei contratti di leasing in modalità digitale, l’implementazione della possibilità di firma digitale della documentazione contrattuale. Un servizio che BCC Lease ha sviluppato con la collaborazione di Intesa, la società del Gruppo Kyndryl specializzata in progettazione e sviluppo di servizi per la digitalizzazione dei processi aziendali.

Il panorama delle pmi italiane, da questo punto di vista, è ancora molto variegato: lavoriamo con aziende nel settore IT, dove naturalmente c’è una sensibilità maggiore rispetto all’implementazione di soluzioni digitali, e lavoriamo con altri settori anche avanzati – come l’automotive o il medicale – dove in alcuni casi questa attitudine va ancora accompagnata. Del resto, anche a livello personale ciascuno di noi sta vivendo questa trasformazione digitale – pensiamo alla diffusione dello Spid – e all’inizio sono processi che ci spaventano, che non capiamo, che sembrano inutili complicazioni. Poi però, quando ci decidiamo a rompere il ghiaccio e provare per la prima volta un servizio come, per esempio, quello della firma digitale di un documento… beh, è talmente comodo, rapido, economico, che non torniamo più indietro. Questo lo vediamo accadere anche con i nostri clienti. La prima reazione è molto spesso quella di diffidenza, di poca propensione al cambiamento: quando devono fare un leasing, la prima opzione è avere il contratto cartaceo in mano. Oppure: “Mi mandi il pdf del contratto, che devo girarlo al mio commercialista”. Ma quando capiscono il risparmio di tempo, e l’enorme valore aggiunto in termini di sicurezza, che la sottoscrizione in formato elettronico di un contratto consente, ecco che questo processo diventa normale. Anzi, indispensabile.

In premessa va detto che abbiamo scelto una soluzione di firma elettronica qualificata, fra gli strumenti migliori a disposizione. Si tratta di un processo end-to-end: il documento nasce da noi, viene firmato sulle piattaforme Docusign e viene conservato a norma. Questo è importante, perché un contratto di leasing prevede una triangolazione di documentazione: noi abbiamo da un lato il fornitore del bene, dall’altro il cliente finale. Ogni documento prevede passaggi tra noi e il fornitore, tra noi e il cliente finale, quindi tra il cliente finale e il fornitore. La semplificazione, in questa dinamica che prevede la possibilità di gestione completamente digitale, firma compresa, rispetto invece alla circolazione cartacea del documento, è evidente. Per il cliente, non dover aspettare giorni o mesi per la decorrenza dell'operazione e seguire il continuo scambio dei documenti, ma avere subito la stipula del contratto e la disponibilità del bene è fondamentale. Digitalizzando il processo tutto è estremamente più rapido tanto per il fornitore quanto per il cliente – e nel nostro business la possibilità di essere rapidi è fondamentale, perché il cliente finale quando ha bisogno un bene strumentale ne ha sempre bisogno… “per ieri”. A livello di processi interni, la gestione, il controllo e l’archiviazione di un documento digitale è molto più rapida, e in un business dove il margine a pratica è contenuto si genera un risparmio importante. C’è poi un altro aspetto fondamentale: la sicurezza. Un documento che segue un iter digitale certificato ha una sicurezza intrinseca che produce dei benefici, per esempio, rispetto a possibili contenziosi.

La sfida principale è stata quella di armonizzare sicurezza e compliance normativa – apparteniamo a un gruppo bancario e operiamo in un business dove il tema compliance è molto stringente - con la semplicità di fruizione per i clienti. È stata fondamentale in questo la collaborazione innescata tra le nostre competenze interne – le persone dell'organizzazione assieme ai responsabili delle funzioni di controllo e delle funzioni di compliance – e gli esperti di Intesa, che hanno messo a disposizione non solo le capacità tecniche, ma hanno portato in azienda una vera e propria “cultura” orientata al digitale. Il che ci ha aiutato a capire, per esempio, che la strada corretta non è quella di disegnare le soluzioni tecnologiche “in funzione” delle normative. Ma partire dalle esigenze del cliente.

Si devono fare ancora tante cose, e importanti: completare alcune parti relative alle garanzie, ai processi di convenzionamento dei fornitori e le tipologie di contratto con firma congiunta. Ragionare su come il nostro ecosistema di soluzioni può dialogare e si può integrare con le opportunità aperte dallo Spid. Poi, quel che mi affascina, è capire quanto e cosa delle tecnologie blockchain può essere messo a disposizione del nostro business. E, naturalmente, far crescere l’abitudine e la penetrazione della firma digitale: oggi siamo a un 10% di utilizzo da parte dei nostri clienti. Un obiettivo ambizioso per il 2022 sarebbe portarla al 50%.