Gli assegni diventano digitali

Il 2018 segna una tappa storica nell’evoluzione dei servizi di pagamento più tradizionali: gli assegni diventano infatti digitali e le modalità di lavorazione di questo strumento di pagamento sono rivoluzionate. L’idea di digitalizzare gli assegni per ridurre oneri e rischi operativi connessi allo scambio della materialità fisica parte già dal 2005 quando, in sede ABI, si iniziano a delineare da un lato, le possibili aree di intervento sulle procedure interbancarie in uso e, dall’altro, i vincoli di carattere regolamentare di ostacolo alla loro attuazione.

Nel 2011, dopo una lunga pausa, il progetto riprende il via, grazie alle modifiche alla storica Legge Assegni (R.D. 21 dicembre 1933 n. 1736, modificato dall’art. 8, comma 7, D.L. 13 maggio 2011 n. 70, convertito con modificazioni, dall’art. 1, comma 1, della legge 12 luglio 2011 n. 106): viene infatti riconosciuta validità giuridica, ad ogni effetto di legge, alle copie informatiche degli assegni.

Bisogna tuttavia attendere prima il Regolamento attuativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze (decreto 3 ottobre 2014, n. 205) e poi il Regolamento della Banca d’Italia del 22 marzo 2016 per completare l’iter regolamentare; le banche, in parallelo, si portavano avanti con gli approfondimenti di carattere tecnico-operativo utili a definire una nuova procedura interbancaria denominata Check Image Truncation (Cit) grazie alla quale, da gennaio di questo anno, è possibile presentare al pagamento gli assegni in forma elettronica.

Anzitutto, è stato ridefinito il lay-out degli assegni. Su base facoltativa già a partire dal 2014, ma poi obbligatoriamente dal 1° luglio 2016, le banche stampano assegni seguendo specifiche regole che sono state definite con l’obiettivo di favorire il processo di digitalizzazione e la lettura automatica dei dati. Le regole hanno ad oggetto la dimensione degli assegni, ora identica per bancari e circolari, il tipo di carta, la colorazione dello sfondo e gli inchiostri da utilizzare, il posizionamento delle informazioni più rilevanti e il tipo di carattere con il quale stampare il beneficiario sugli assegni circolari. In aggiunta, sui nuovi assegni, sono presenti un codice bi-dimensionale (codice Data Matrix) e una numerazione microforata. Gli assegni ancora in possesso della clientela, stampati prima dell’introduzione delle nuove specifiche, rimangono validi e possono essere utilizzati dalla clientela e comunque trattati dalle banche con la nuova procedura Cit.

Gli assegni hanno un look diverso ma continuano ad essere emessi e a circolare in forma cartacea. Al pari, le novità intervenute non incidono sulle modalità di versamento degli assegni che – almeno per il momento e fatta salva una prossima evoluzione che potrebbe consentire il deposito da remoto (Remote Deposit Capture) – rimangono le medesime già previste sui diversi canali messi a disposizione da ciascuna banca (tipicamente sportello bancario, Atm multiservizi, Gdo).

L’assegno diventa digitale dopo che è stato versato. È quindi da quando giunge in banca che il processo di lavorazione degli assegni è cambiato rispetto al passato: per iniziare, non vanno apposti timbri e non deve essere tagliato l’angolo; vanno distinti gli assegni di vecchio layout da quelli nuovi e su questi ultimi vanno svolte specifiche verifiche ed attività da parte della banca che negozia il titolo; l’assegno cartaceo è inserito all’interno di periferiche evolute in grado di catturare le immagini e verificare parametri di qualità; il processo di lavorazione previsto per gli assegni digitali viene avviato se è possibile generare un’immagine che rispetta i requisiti previsti viceversa l’assegno deve essere trattato in modalità cartacea e affidato ad un vettore per la spedizione alla banca trattaria/emittente.

Certamente il cambiamento più rilevante e i maggiori impatti sono legati al processo di generazione dell’immagine dell’assegno. “Le copie informatiche di assegni cartacei sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata dalla banca negoziatrice mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle disposizioni attuative e delle regole tecniche”, così recita la legge. Le banche, nel ruolo di negoziatrici, devono quindi adottare processi e strumenti in grado di assicurare che l’immagine generata sia identica al titolo cartaceo e garantire la leggibilità di tutte le informazioni contenute nell’assegno cartaceo. Per poter apporre la firma digitale su ogni immagine acquisita ed effettuare la conservazione sostitutiva delle stesse, nel rispetto della normativa vigente, le banche hanno adeguato processi ed infrastrutture. L’immagine dell’assegno, prodotta in formato Pdf/A, deve rispettare i requisiti indicati nell’Allegato tecnico del Regolamento della Banca d’Italia e superare specifici controlli di qualità fissati a livello interbancario, che le banche effettuano tramite appositi software installati sulle apparecchiature periferiche in uso. L’immagine creata dalla banca negoziatrice non affianca il titolo cartaceo ma lo sostituisce per ogni finalità e in tutto il ciclo di vita dell’assegno. Creare immagini di qualità e acquisire correttamente i dati dell’assegno è dunque fondamentale nel nuovo contesto operativo; il ricorso alla cosiddetta “procedura di back-up”, che impone lo scambio fisico della materialità tra banche, o la trasmissione di dati errati, comportano infatti oneri ed extra-attività che vanificano i benefici del progetto di digitalizzazione. Tutto questo richiede presidi adeguati, controlli e manutenzione costanti sulla strumentazione in uso.

Per quanto attiene ai rapporti tra banche, da luglio del 2018, per accordo interbancario, tutti gli assegni sono presentati al pagamento in forma elettronica tramite la nuova procedura Check Image Truncation e sono quindi state dismesse le procedure precedentemente in uso (scambio nelle Stanze di compensazione di Roma e di Milano, Esito elettronico assegni e Check Truncation).

In Cit, la presentazione può avvenire sia mediante trasmissione dell’immagine dell’assegno e dei relativi dati contabili, sia tramite i soli dati contabili, in analogia a quanto era consentito, per accordi interbancari, tramite la “vecchia” procedura Check Truncation. La presentazione con i soli dati è ammessa dal Regolamento della Banca d’Italia per assegni bancari di importo sino a 5.000 euro e per assegni circolari senza limite di importo; l’immagine deve invece accompagnare i dati contabili nel caso di assegni bancari di importo superiore a 5.000 euro e può comunque essere sempre richiesta alla banca negoziatrice qualora si rendano necessarie delle verifiche sul titolo da parte della banca trattaria o emittente.

La procedura Cit prevede un colloquio esclusivamente telematico tra banche che avviene in modalità file transfer (con la novità di un formato Xml per i tracciati) o message switching. Con la nuova procedura viene comunicato l’esito impagato degli assegni, il pagamento tardivo e l’avvenuto protesto ma è anche possibile eseguire operazioni prima gestite dalle banche con modalità non standardizzate: comunicare la costituzione di un deposito vincolato e chiederne lo svincolo, richiamare un assegno e rettificare eventuali importi errati.

Nel ruolo di trattarie/emittenti, le banche hanno rivisto i processi di verifica e di lavorazione in carico alle strutture di back-office e hanno implementato nuove soluzioni per la gestione del protesto, anch’esso da effettuare in forma elettronica tramite la piattaforma appositamente sviluppata da Notartel, con altra modalità telematica concordata tra banche ed altri pubblici ufficiali o tramite il nuovo servizio messo a punto dalla Banca d’Italia per il rilascio di dichiarazioni sostitutive del protesto.

L’immagine dell’assegno sostituisce, come detto, l’originale cartaceo e quest’ultimo – fatti salvi casi eccezionali (richieste di sequestro pendenti sul titolo, ordini di esibizione dell’Autorità giudiziaria, disconoscimento della firma o altre esigenze di difesa) – è distrutto dalla banca dopo 6 mesi. L’originale cartaceo non viene dunque mai restituito alla clientela e questo certamente è un altro importante cambiamento, il primo – tra quelli sin qui evidenziati – che ha impatto anche sulla clientela. In caso di mancato pagamento, il legittimo portatore riceverà dalla banca una copia analogica conforme all’immagine dell’assegno; a richiesta, la banca negoziatrice può inoltre rilasciare agli aventi diritto delle copie semplici, analogiche o informatiche, ma mai l’originale o fotocopia dell’originale che, come detto, perde di validità una volta che viene creata l’immagine.